Nebenkostenabrechnung vor der Zahlung erst prüfen

«Etwa jede zweite Abrechnung enthält Fehler», sagt Jutta Hartmann vom Deutschen Mieterbund. Das Thema Betriebskosten gehört zu den Top-Themen für Mieter und Vermieter. Kein Wunder, es geht um bares Geld. Schließlich gelten die Betriebskosten längst als zweite Miete.

Durchschnittlich 2,17 Euro pro Quadratmeter mussten Mieter 2018 zahlen, so der zuletzt vom Mieterbund veröffentlichte Betriebskostenspiegel für das Abrechnungsjahr 2018. Neuere Zahlen gibt es noch nicht, sie dürften aber deutlich höher ausfallen. Ärgerlich, wenn dann manche Position auch noch unzulässig oder unkorrekt ist.

Wie erkennt man eine gültige Abrechnung?

«Es muss im Mietvertrag vereinbart, werden, dass die Betriebskosten auf die Mieter umgelegt werden», sagt Inka-Marie Storm vom Eigentümerverband Haus & Grund Deutschland. «Fehlt so eine Vereinbarung, braucht der Mieter grundsätzlich nichts zu zahlen.» Dann sind die Vermieter in der Pflicht. Ausnahme bilden die Kosten für Heizung und Warmwasser, die verbrauchsabhängig abgerechnet werden müssen.

Welche formellen Anforderungen gibt es?

Laut Rechtsprechung muss die Abrechnung eine geordnete und übersichtlich gegliederte Aufstellung der einzelnen Kostenarten enthalten. «Diese Aufstellung muss auch für juristische Laien nachvollziehbar sein», stellt Jutta Hartmann klar.

Enthalten sein müssen mindestens eine Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung des Umlageschlüssels, die Berechnung des Anteils des Mieters sowie der Abzug der Vorauszahlungen.

«Der Mieter muss erkennen können, welche Kosten entstanden sind und wie viel er nachzahlen muss oder rückerstattet bekommt», so Jutta Hartmann. Werden diese Mindestangaben nicht eingehalten, kann der Vermieter keine Nachzahlung verlangen. «Dann ist die Abrechnung formell unwirksam und gilt als gar nicht erstellt.»

Welche Fristen gelten?

Vermieter müssen unbedingt die gesetzlichen Fristen beachten. «Spätestens zwölf Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums muss der Brief beim Mieter sein», betont Inka-Marie Storm. «Kommt er auch nur einen Tag zu spät, kann der Mieter grundsätzlich etwaige Nachzahlungen verweigern, es sei denn, den Vermieter hat den verspäteten Zugang nicht zu vertreten.» Der Anspruch des Mieters auf die Abrechnung seiner Betriebskosten und die Rückerstattung zu viel gezahlter Nebenkosten bleibt jedenfalls bestehen.

Welche Betriebskosten dürfen auf den Mieter umgelegt werden?

Das ist in der Betriebskostenverordnung geregelt. Hier sind insgesamt 17 Punkte aufgeführt, die in die Abrechnung einfließen dürfen. Drei betreffen Heizung und Warmwasser, die übrigen 14 sind «kalte Betriebskosten» wie Grundsteuer, Wasser, Abwasser, Fahrstuhl, Straßenreinigung und Müllabfuhr, Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Versicherungen, Hauswart, Gemeinschaftsantenne oder Breitbandkabel sowie Einrichtungen zur Wäschepflege.

Nicht zu den Nebenkosten zählen Verwaltungskosten, beispielsweise Kosten für Hausverwaltung, Bankgebühren, Porto, Zinsen und Telefon. Auch Reparaturkosten, Instandhaltungskosten oder Rücklagen muss der Mieter nicht zahlen.

«Hier gilt es genau hinzuschauen, ob alle Positionen zulässig sind oder ob etwas doppelt abgerechnet wurde», sagt Jutta Hartmann. «So kommt es vor, dass Kosten für Hausmeister und Kosten für die Gartenpflege separat ausgewiesen wurden, obwohl diese Leistungen von einer Person ausgeführt wurden.» Es lohnt sich, bei der Prüfung die Abrechnungen vergangener Jahre zum Vergleich hinzuzuziehen.

Was sind die sonstigen Betriebskosten?

Hier werden Kosten abgerechnet, die nicht in die übrigen Punkte passen. Das können durchaus zulässige Betriebskosten sein, wie zum Beispiel Concierge- und Bewachungsdienste oder die Wartungskosten für Rauchwarnmelder. Wichtig ist, dass diese Kosten im Mietvertrag aufgeführt sind, sonst dürfen sie nicht umgelegt werden.

Laut Bundesgerichtshof dürfen verschiedene einzelne Kosten nicht als «sonstige Betriebskosten» zusammengefasst werden, sofern sie nicht zusammenhängen. Im konkreten Fall war im Mietvertrag unter dieser Position die Umlage der Kosten der Trinkwasseruntersuchung, der Dachrinnenreinigung und diverser Wartungskosten vereinbart. Die Vermieterin wies dafür einen Betrag aus, ohne die Kosten aufzuschlüsseln. Damit war die Abrechnung formell nicht ordnungsgemäß (Az.: VIII ZR 371/19).

Was tun bei Beanstandungen?

«Es können immer mal Fehler auftreten», sagt Inka-Marie Storm. «Insbesondere kleinere private Vermieter tun sich aufgrund der vielen Vorgaben manchmal schwer mit der Abrechnung der Nebenkosten.» Mieter sollten Vermieter besser schriftlich informieren, damit sie Fehler nachbessern können. Solche inhaltlichen Fehler können regelmäßig auch nach Ablauf der zwölfmonatigen Abrechnungsfrist korrigiert werden, ohne dass der Anspruch des Vermieters auf Nachzahlung verloren geht.