Nebenkostenabrechnung

Betriebskostenabrechnung und Nebenkostenabrechnung: Definition

Der Begriff "Betriebskostenabrechnung" stellt den juristisch korrekten Terminus für die umgangssprachlichen Bezeichnungen "Nebenkostenabrechnung" oder "Umlagenabrechnung" dar. Während die Nebenkosten nicht eindeutig definiert sind, liegen den Betriebskosten genaue Angaben zugrunde. Es gilt, dass alle Betriebskosten zu den Nebenkosten zählen, aber nicht umgekehrt. Dies vergessen manche Vermieter.

Wie muss eine Nebenkostenabrechnung aussehen?

Der Vermieter ist verpflichtet, dem Mieter eine übersichtliche und nachvollziehbare Abrechnung zu liefern, die alle Betriebskosten auflistet, die innerhalb eines Jahres angefallen sind. Auf einer Nebenkostenabrechnung müssen zwingend folgende Angaben enthalten sein:

• Der Abrechnungszeitraum muss aufgeführt sein.
• Der entsprechende Verteilerschlüssel beziehungsweise Umlageschlüssel muss angegeben werden. Er zeigt an, wie die Kosten auf die Mieter umgelegt werden; also etwa nach Verbrauch, nach Personenanzahl, nach Wohneinheiten, nach Anteil der Wohnfläche oder nach KubikmeterzahlKubikmeter-Zahl des umbauten Raums.
• Es müssen bei jedem Kostenpunkt die Gesamtkosten für alle Mieter eines Hauses sowie die Kosten für den eigenen Anteil ersichtlich sein.

Wann bekomme ich die Nebenkostenabrechnung?

Der Vermieter kann den Mietern die Nebenkostenabrechnung bis zu 12 Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zukommen lassen. Bei einem Abrechnungszeitraum vom 1.1.2023 bis zum 31.12.2023 muss die Betriebskostenabrechnung dem Mieter also spätestens am 31.12.2024 vorliegen.

Erhält der Mieter die Abrechnung erst danach, ist er nicht mehr verpflichtet, eventuelle Nachzahlungen zu tätigen. Einen Anspruch auf Rückzahlungen hat der Mieter jedoch trotzdem über diese Frist hinaus.

Kommt es während der Abrechnungsfrist zu einem Mieterwechsel, muss die Abrechnungsdauer entsprechend verkürzt werden.

Eine weitere Frist gilt für Nachzahlungen oder Rückzahlungen. Beide Forderungen müssen innerhalb von 30 Tagen nach Zusendung respektive Erhalt der Betriebskostenabrechnung erfolgen. Andernfalls befindet sich die entsprechende Partei im Verzug.

Es gibt allerdings Ausnahmen: Falls es nicht der Vermieter zu verschulden hat, dass er die Nebenkostenabrechnung nicht rechtzeitig fertig stellen konnte – zum Beispiel, wenn er selbst lange auf Rechnungen warten musste, die er zur Anfertigung der Abrechnung brauchte – darf er die Nachzahlung auch später noch einfordern.

Welche Nebenkosten sind umlagefähig?

Vermieter können nicht alle Kosten, die das Wohngebäude verursacht, auf die Mieter umlegen. In Paragraph 2 der Betriebskostenverordnung sind die umlagefähigen Nebenkosten geregelt – diese Kosten sind auch gemeint, wenn im Mietvertrag von "Betriebskosten" oder "sämtlichen Betriebskosten" die Rede ist. Dazu zählen unter anderem:

• Grundsteuer
• Abwassergebühr
• Gesplittete Abwassergebühr: Schmutz- und Niederschlagswasser
• Heizung
• Warmwasser
• Aufzug
• Straßenreinigung und Müllabfuhr
• Gebäudereinigung und Ungezieferbeseitigung
• Gartenpflege
• Beleuchtungskosten
• Sach- und Haftpflichtversicherungen
• Hausmeister
• Fernsehen, Antenne oder Kabelanschluss
• Waschraum
• Schornsteinfeger
• Sonstige Betriebskosten (Müssen im Mietvertrag genauer festgelegt sein; beispielsweise die Kosten für die Wartung der Rauchmelder oder die regelmäßige Reinigung der Dachrinnen.)

Das fällt nicht unter die umlagefähigen Betriebskosten

Folgende Positionen dürfen auf keinen Fall enthalten sein:

• Instandhaltung, Sanierung und Renovierung
• Kosten für den Verwalter
• Abschreibung
• Rücklagenbildung

Kosten für die Modernisierung und Sanierung, sofern sie der Verbesserung der Wohnqualität dienen, können über eine Mieterhöhung auf die Mieter umgelegt werden.

Vermieter, die sich nicht sicher sind, aber Streitigkeiten mit ihren Mietern vermeiden wollen, sollten im Zweifelsfall ihre Betriebskostenabrechnung prüfen lassen.

Mietvertrag prüfen

Nur Kostenpunkte, die im Mietvertrag einzeln aufgelistet sind, darf der Vermieter auch abrechnen. Werden die Betriebskosten im Mietvertrag an keiner Stelle erwähnt, dann handelt es sich um eine Inklusivmiete und die Nebenkosten sind bereits in der Kaltmiete enthalten. Der Mieter muss dann nur noch seinen Anteil an Heizungs- und Warmwasserkosten zahlen.

Bei den Heizkosten gibt es eine Besonderheit: Laut Gesetz müssen mindestens 50, höchstens 70 Prozent der Heizkosten nach Verbrauch berechnet werden; der Rest nach Wohnfläche. Sollten die Heizkosten anders berechnet worden sein, kann der Mieter diese Kosten um 15 Prozent kürzen.

Grundsätzlich gilt: Der Vermieter muss stets die Wirtschaftlichkeit im Blick haben. Wenn ein Mieter glaubt, dass der Vermieter ein überteuertes Angebot genutzt hat (beispielsweise für Handwerkerleistungen), kann er dies mithilfe von Kostenvoranschlägen nachweisen. Auch haben Mieter grundsätzlich ein Anrecht darauf, sämtliche Belege beim Vermieter einzusehen und so die Kosten zu überprüfen.

Die Nebenkostenabrechnung prüfen

Wer Zweifel hat, ob die Nebenkostenabrechnung korrekt ist, der sollte zunächst selbst einige Punkte überprüfen:

• Stimmt der Abrechnungszeitraum? Dieser darf maximal 12 Monate umfassen.
• Hat der Vermieter ausschließlich vereinbarte Nebenkosten abgerechnet? Ein Blick in den Mietvertrag sorgt hier für Klarheit. Sind wirklich alle Posten umlagefähige Nebenkosten?
• Ist überall ersichtlich, wie hoch die Gesamtkosten sowie der eigene Anteil sind und mit welchem Umlageschlüssel der Vermieter gerechnet hat? Ist die Rechnung korrekt?
• Entspricht die Abrechnung der Heizkosten den gesetzlichen Vorgaben?
• Gibt es ungerechtfertigt hohe Kosten, weil der Vermieter überteuerte Leistungen in Anspruch genommen hat?

Widerspruch gegen Nebenkostenabrechnung einlegen

Bei der Prüfung der Nebenkostenabrechnung sind Ungereimtheiten aufgetaucht? Dann haben Mieter, laut Paragraph 556 Abs. 3 im BGB, bis zu 12 Monate nach Erhalt der Abrechnung Zeit, Widerspruch beim Vermieter einzulegen. Diese muss eine Begründung in schriftlicher Form enthalten, weshalb der Mieter die vorliegenden Betriebskostenabrechnung nicht anerkennt. Eine eventuelle Nachzahlung müssen Mieter zwar innerhalb von 30 Tagen tätigen, sie können jedoch gleichzeitig Widerspruch einlegen und sich das Recht auf eine Rückforderung der Nachzahlung vorbehalten. Auch eine Teilzahlung ist möglich: Der Mieter zahlt dann nur den Betrag, den er als korrekt ansieht. Er sollte die Teilzahlung begründen, damit nicht der Eindruck entsteht, er wäre seiner Zahlungspflicht nicht nachgekommen.

Enthält die Betriebskostenabrechnung Fehler, dann muss der Vermieter noch während der Abrechnungsfrist (12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums) dem Mieter eine korrigierte Abrechnung vorlegen. Schafft er das nicht, verfallen seine Ansprüche auf Nachzahlungen durch den Mieter.

Falls Zweifel an der Rechtmäßigkeit der Nebenkostenabrechnung bestehen, sich der Vermieter jedoch nicht kooperativ zeigt, können zum Beispiel der örtliche Mieterverein oder ein Anwalt weiterhelfen. Für solche Fälle lohnt sich der Abschluss einer Rechtsschutzversicherung.

Knackpunkt Gewerbe im Haus

Handelt es sich bei der Immobilie um eine Mischnutzung, beispielsweise mit einem Ladenlokal im Erdgeschoss, wirkt sich dies auf die Grundsteuer aus. Bei der Gewerbemiete ist ein höherer Quadratmeterpreis zulässig. Dieser wiederum erhöht den Einheitswert des Gebäudes, was in der Folge eine höhere Grundsteuer nach sich zieht. Mieter sollten prüfen, ob sie an der gewerbebasierten höheren Grundsteuer beteiligt sind, oder ob der Vermieter die höheren Kosten ausschließlich auf den gewerblichen Mieter umlegt.

Wann kann der Vermieter die Betriebskostenvorauszahlung erhöhen?

Erhöht der Vermieter die Betriebskostenvorauszahlung, kommt bei manchem Mieter der Verdacht auf, dass der Vermieter von ihm bis zur nächsten Abrechnung einen kostenlosen Kredit möchte. Der Mieter bekommt sein Geld ja bei der nächsten Abrechnung zurück.

Es kann aber auch sein, dass die Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Vorjahr höher ausfiel, weil die Gemeinde die Wassergebühren erhöhte, der Hausmeister sein monatliches Salär oder der Gärtner den Stundensatz erhöhte. In diesem Fall hat der Vermieter das Recht, die Summe der Betriebskosten des betreffenden Jahres durch zwölf zu teilen. Der sich daraus ergebende Betrag gilt dann als neuer monatlicher Betriebskostensatz.

Welche Betriebskosten lassen sich von der Steuer absetzen?

Einige Posten in der Nebenkostenabrechnung können Mieter in der Steuererklärung nach Paragraph 35 a vom Einkommenssteuergesetz (EStG) als haushaltsnahe Dienstleistungen oder Handwerkerleistungen angeben. Dazu zählen unter anderem Gartenpflege, Reinigungsarbeiten, Hausmeisterdienste oder Wartungsarbeiten am Aufzug. Der Vermieter ist verpflichtet, dem Mieter auf Nachfrage eine detaillierte Abrechnung auszuhändigen, in der die einzelnen Kostenpunkte aufgeschlüsselt werden. Die reine Betriebskostenabrechnung wird nämlich häufig nicht vom Finanzamt als Nachweis anerkannt. Manche Vermieter weisen auf der Nebenkostenabrechnung jedoch bereits die Posten aus, die Mieter in der Steuerklärung angeben können. Diese sind dann meist durch den Zusatz "§ 35 a EStG" gekennzeichnet.