Zu viele E-Mails? Tipps für Berufstätige

Keine wichtige E-Mail übersehen und trotzdem möglichst wenig Zeit mit dem elektronischen Postfach verbringen: Das wünschen sich viele. Zeitmanagement-Experte Gunter Meier aus Schwabach bei Nürnberg gibt fünf hilfreiche Tipps:

1. E-Mails gebündelt lesen

Schlecht ist, das E-Mail-Postfach den ganzen Tag offen zu haben und die E-Mails parallel zur Arbeit mitzulesen. Das Problem: "Man wird dauernd von außen getriggert, und die Gefahr ist groß, dass man sich ablenken lässt." An den meisten Arbeitsplätzen sei es ausreichend, die E-Mails drei- oder viermal am Tag anzuschauen und sie dann gebündelt abzuarbeiten.

2. Kleinere Aufgaben gleich erledigen

Alle E-Mails, die sich in maximal fünf Minuten bearbeiten lassen, erledigen Berufstätige sofort. Gleichzeitig wird alles, was nichts mit den eigenen Aufgaben oder Zielen zu tun hat, kategorisch gelöscht.

3. Newsletter organisieren

Berufstätige arbeiten effizienter, wenn sie Newsletter in einem Extra-Ordner sammeln. "Diesen Ordner sieht man dann, wenn man Zeit hat, am Stück durch." Bei Outlook können Nutzer über die Regel-Einstellungen festlegen, dass Newsletter automatisch in so einen Ordner einlaufen. Sie können etwa einstellen, dass alle E-Mails eines bestimmten Absenders in dem Unterordner landen. Diese tauchen dann nicht im Posteingang auf. Das hat den Vorteil, dass Mitarbeiter sich nicht davon ablenken lassen, wenn ein neuer Newsletter eintrifft. Überflüssige Newsletter sollte man abbestellen, um Zeit zu sparen.

4. Langfristige Aufgaben auf Wiedervorlage legen

Manchmal erfordern E-Mails ein Handeln erst in ferner Zukunft. Diese E-Mails legt man sich am besten auf Wiedervorlage. Bei Aufgaben, die zeitnah zu bearbeiten sind, kann man die E-Mails zum Beispiel nach Projekten sortiert in Ordnern ablegen. Diese arbeitet man dann wieder am Stück ab.

5. Absprachen telefonisch treffen: Um zu vermeiden, dass zur Terminabsprache ein halbes Dutzend E-Mails hin und her geschickt werden, ist es oft schneller, zum Telefonhörer zu greifen. Ähnliches gilt für Absprachen in der Abteilung.