Von der Anrede bis zur Signatur: Etikette-Tipps für die perfekte Mail

"Heute werden Regeln beim E-Mail-Verkehr durch die Bank stärker beachtet", sagt Prof. Jürgen Plate. "Am Anfang vor 25 Jahren war der Kreis der E-Mail-Nutzer noch sehr überschaubar", erzählt der Wissenschaftler von der Hochschule München. "Da kannte man sich, alle haben sich geduzt." Inzwischen sei die E-Mail dagegen Standard-Kommunikationsmittel und mit dem Duzen sei es vorbei.

Längst nicht mehr üblich, außer vielleicht unter Jugendlichen, ist der geballte Einsatz von Abkürzungen: Kryptische Kürzel im Geschäftsverkehr seien auch extrem unhöflich, gibt Michael Klein, Business-Etikette-Trainer aus Essen, zu bedenken. "Viele Rechtschreibprogramme bügeln das inzwischen automatisch aus." Aus "mfg" wird dann im Text sofort "mit freundlichen Grüßen".

Auch andere Phänomene aus der Frühzeit des Mail-Verkehrs sind weniger geworden: "Der überhöhte Gebrauch von Emoticons wirkt inzwischen peinlich", sagt Prof. Plate. Die Mail sei so zu behandeln wie Fax oder Brief - im beruflichen Umfeld fallen lustige Zeichenkombination einfach aus dem Rahmen. "Der Stil im E-Mail-Verkehr ist allerdings tendenziell immer noch etwas weniger formell."

Auf die Anrede zu verzichten, sei aber ein Etikette-Verstoß - auch über der Mail sollte "Lieber Herr Müller" stehen. Sich kurz zu fassen, ist dagegen sowohl höflich als auch pragmatisch: "Angesichts der vielen Mails, die man bekommt, ist es immer besser, knapp zu formulieren", sagt Prof. Plate. Unverzichtbar sei, der Mail eine Struktur zu geben: "Das Wichtige gehört nach oben." Grob unhöflich ist dagegen, komplette Mailwechsel mit etlichen Einzelmails zu verschicken, die unten dranhängen.

Problematisch ist auch, die Nachricht ausschließlich in die Betreffzeile zu packen. Das sei im privaten Mail-Verkehr in Ordnung, wenn sich Absender und Empfänger kennen, sagt Martina Dressel, Expertin für E-Mail-Etikette aus Freital (Sachsen). "Das geht nicht in offizieller Geschäftskorrespondenz." In jedem Fall sollte auch erkennbar sein, dass im eigentlichen Textfenster nichts mehr folgt. "Am besten man schreibt "- Ende -" am Schluss seiner Mitteilung", empfiehlt Dressel.

Mails ganz ohne Betreffzeile hält die Expertin ebenfalls für nicht akzeptabel: "Der Betreff ist schließlich auch der Türöffner, der mit dazu beiträgt, dass sie schnell gelesen und bearbeitet wird", sagt Dressel. Tatsächlich habe sich das auch spürbar gebessert.

Lästig und nach wie vor verbreitet sei dagegen die Unsitte, ganze Adressketten in das betreffende Adressfeld zu schreiben. Das sei nicht nur aus Datenschutzgründen bedenklich, sagt Dressel. Schließlich werden auf diese Weise Dutzende von Mail-Adressen offengelegt. Es sei vor allem ein Problem, wenn einer der Empfänger einen Virus auf dem Rechner hat und sich dieser per Mail dann an die übrigen Angeschriebenen verbreiten kann. Im Geschäftsumfeld sei es besser, für solche Zwecke spezielle Serienbrief-Software einzusetzen, die dann jede Mail einzeln verschickt.

Unhöflich sei außerdem, den Empfänger mit Datenmengen zu belasten, die an seine Kapazitätsgrenzen gehen. "Speicherplatz ist nicht mehr das Thema wie vor zehn Jahren", sagt Martina Dressel. Viele Mail-Versender verleitet das zu völliger Ignoranz. "Die Anlagen werden immer umfangreicher." Eine gute Alternative sei häufig, schlicht einen Link zu verschicken - und in jedem Fall besser als einen grafisch hochgestylen Newsletter, der das Postfach verstopft.

Auch bei der Signatur am Ende der eigenen Mail ist Kürze gefragt: "Nur 5 Zeilen Text, aber 20 Zeilen Signatur, das geht gar nicht", sagt Prof. Plate. "Auch Ort und Straße samt Hausnummer gehören in eine einzige Zeile." Fehlen sollte die Signatur in keinem Fall - auch wenn das nach Beobachtung des Wissenschaftlers zunimmt. "Dagegen sind digitale Visitenkarten überflüssig."

Um einen professionellen Eindruck zu machen, sollten berufliche Mails auch immer vom Account am Arbeitsplatz verschickt werden. "Private und geschäftliche Mails trennt man am besten strikt." Das hilft auch, arbeitsrechtlichen Ärger zu vermeiden: Viele Arbeitgeber erlauben die private Nutzung des Accounts schließlich gar nicht.

Auch für Mails gilt: In der Kürze liegt die Würze. Auf alles, was dem Gegenüber unnötige Arbeit macht, sollte verzichtet werden. Das gilt zum einen für die Länge der Mail, sagt Michael Klein, Experte für Business-Etikette in Essen. Auch das Schriftbild sollte keine Mühe machen: "Pergamenthintergrund verbietet sich von selbst." Am besten sei klassische schwarze Schrift auf weißem Grund. Zu empfehlen sei außerdem, die Mail logisch zu strukturieren. Dabei helfen zum einen Absätze.

Vernünftig ist aber auch zu überlegen, was genau mitgeteilt werden soll. Weil sich Mails so schnell verschicken lassen, sei die Versuchung groß, darüber nicht nachzudenken und einfach eine weitere zu schreiben, wenn etwas vergessen wurde. "Da ist ein bisschen Disziplin schon sehr hilfreich."