So lassen sich E-Mails offline archivieren

Hier helfen Mail-Clients, also Programme zum Senden, Empfangen und Verwalten von E-Mails auf dem Computer. Viele der gängigen Programme wie Outlook oder Thunderbird haben eine Archivierungsfunktion. "Dabei legt eine automatische Datensicherung regelmäßig lokale Kopien der E-Mails auf der Festplatte des Gerätes ab", erklärt Frank Termer vom IT-Verband Bitkom. Auch Kopien auf externen Datenträgern oder Cloudspeichern sind möglich.

Wie sich die Archivierungsfunktion aktivieren lässt, ist je nach Programm unterschiedlich. "Im E-Mail-Client kann man zudem selbst entscheiden, ob die Archivierung manuell oder automatisiert, also nach festgelegten Regeln, abläuft", sagt Frank Termer. Den Abruf der Nachrichten vom Server regeln sogenannte Mailprotokolle. Die geläufigsten sind POP3 und IMAP. Mit beiden lassen sich mit den richtigen Einstellungen E-Mails archivieren.

"Bei IMAP werden nur Kopien der ursprünglichen E-Mails von einem Server im Internet heruntergeladen und im Mailprogramm auf dem Gerät gespeichert, während die Mail selbst auf dem Server gespeichert bleibt", so Termer. Das ist vor allem relevant, wenn man E-Mails auf mehreren Geräten wie Smartphone und PC lesen möchte. Zudem kann man sich dann Ordner anlegen, um Mails thematisch sortiert zu speichern - diese Ablagestruktur überträgt sich automatisch auf die anderen Geräte. "Bei der Standard-Einstellung von POP3 lädt der Mail-Client die E-Mails vom Server herunter", erklärt der Experte. In der Regel wird die E-Mail dann auf dem Server gelöscht und ist damit auf anderen Geräten nicht mehr sichtbar. Parallelnutzern empfiehlt Frank Termer deswegen das IMAP-Protokoll.

Wie man beispielsweise mit Thunderbird Mails sicher speichert, berichtet die Zeitschrift "c't Security 2014". Das Programm sollte die E-Mails mit dem Protokoll POP3 vom Server holen und von dort löschen. Wann das endgültige Löschen geschehen soll, kann man unter "Extras/Konto-Einstellungen/Server-Einstellungen" festlegen. Wer große Datenmengen archivieren möchte, greift alternativ auf spezielle Software-Lösungen zurück. "Wie bei vielen anderen Programmen gilt auch bei Software für E-Mail-Archivierung, dass kostenpflichtige Programme häufig einen größeren Funktionsumfang haben", sagt Bitkom-Mann Termer.