Schluss mit dem Papierchaos: Digitale Notizen können helfen

Wer Outlook benutzt, kann es sich ganz einfach machen und auf die Notizen- und Aufgabenorganisation zurückgreifen, die im Programm integriert ist. "In die Aufgabenliste kann man sich Aufgaben eintragen, verwalten und in einer Liste anzeigen lassen", erklärt Office-Management-Coach Ute Heidbrink aus München. Dabei kann man die Aufgaben beispielsweise nach Prioritäten oder Fälligkeiten ordnen, nach Stichpunkten suchen oder zur Erinnerung die Alarmfunktion nutzen.

Notizfunktion von Outlook

Die ebenfalls in Outlook integrierte Notizfunktion ist weniger umfangreich. "Die Notizen sind praktisch für alles, was man sonst auf Haftnotizen schreibt - einfach das entsprechende Symbol anklicken und die Notiz in das aufpoppende, gelbe Fenster hineinschreiben", sagt Heidbrink. Diese Notizen können dann auch kategorisiert per Mail weiterleitet werden.

Abseits von Outlook bieten Tools wie Stickies oder Evernote die Möglichkeit, mit dem Papierchaos auf dem Schreibtisch aufzuräumen. "Die Stickies sind das digitale Pendant zu den Haftnotizen", erklärt Beate Kipphardt vom Computerportal "Chip Online". Bei Evernote handelt es sich um ein Online-Notizbuch.

Digitale Erinnerungsstützen

Wer Erinnerungsstützen für den Tagesablauf anlegen möchte, ist mit dem kostenlosen Stickies-Programm gut beraten. Es funktioniert denkbar simpel: Mit einem Doppelklick auf das gelbe Zettel-Icon in der Windows-Traybar erscheint eine virtuelle gelbe Haftnotiz, die beliebig lang beschriftet werden und optisch nach den eigenen Vorstellungen angepasst werden kann: Schrifttyp, Schriftgröße oder auch die Farbe des Hintergrundes lassen sich einstellen.

Mit der Stickies-Alarmfunktion kann man sich zu einer bestimmten Zeit an einem bestimmten Tag an etwas erinnern und den entsprechenden Notizzettel aufpoppen lassen. Die Notizen lassen sich auf dem Desktop beliebig anordnen und anheften - im Vorder- ebenso wie im Hintergrund. Als Ergänzung zur englischen Basisversion kann auch noch ein deutsches Sprachpaket installiert werden.

An jedem Ort Zugriff auf Notizen

Wer unabhängig vom eigenen Computer immer Zugriff auf seine Notizen haben möchte, kann zum sehr einfach zu handhabenden Programm Evernote greifen, das für zahlreiche Betriebssysteme - darunter auch solche für Smartphones - verfügbar ist. Nach einer Registrierung hat man Zugriff auf seine Notizen an jedem Gerät mit Internetverbindung und installierter Software. Dabei lassen sich neben schriftlichen Notizen unter anderem auch Fotos, Sprachaufzeichnungen oder Internetseiten festhalten. In der kostenlosen Grundversion ist ein 40 Megabyte großer Speicher verfügbar. Ein nützliches Feature ist die Suchfunktion, die die Suchbegriffe auch in eingescannten Texten oder auf Fotos findet.

Wer seine Notizen und Inhalte komfortabel gleich auch in soziale Netzwerke einspeisen möchte, kann auf kostenpflichtige Angebote zurückgreifen, beispielsweise auf das Online-Notizbuch Memonic. In der Regel sei es aber nicht notwendig, für Notiz-Software Geld auszugeben, sagt Kipphardt. Sensible und wichtige Daten sollten Nutzer besser nicht in Online-Notizbüchern ablegen: Zum einen ist nicht immer garantiert, dass die Inhalte auch verschlüsselt übertragen werden, zum anderen kann man nicht wissen, wie sicher die Server sind, auf denen die Anbieter die Daten speichern.

Digital ist nicht gleich ordentlich

Digitale Notizen sorgen zwar für einen papierloseren Büroalltag, sind aber noch lange kein Garant für Ordnung. Wer einfach alles notiert, kann auch bei den Dateien den Überblick verlieren und für Chaos sorgen. "Deshalb sollte man sich wie bei jeder Art der Organisation ein System überlegen", empfiehlt Office-Management-Coach Ute Heidbrink aus München. Praktisch sei es, alle Aufgaben und Notizen bestimmten Kategorien unterzuordnen.