Digitale Kalender abgleichen

Wie können die Termine am Computer, auf dem Handy und vielleicht auch an der Küchentür möglichst sinnvoll abgeglichen und aktuell gehalten werden? Voraussetzungen sind die sinnvolle Einrichtung des digitalen Kalenders und die Berücksichtigung einiger technischer Fragen.

Nicht jedes Handy kommt mit jeder Kalender-Software zurecht. "Wenn man sicherstellen will, dass man den Kalender auch mit einfachen Handys synchronisieren kann, kommt man an iCalender nicht vorbei", urteilt Joachim Voegele, Geschäftsführer des Software-Unternehmens Syncing.net. "Über diesen Standard kommen die Termine in jedes Gerät."

Als Nachfolger von vCalendar wird iCalendar - zu erkennen an der Dateiendung .ics - unter anderem von Microsoft Outlook, vom Apple-Programm iCal, vom Google-Kalender und von Mozilla Lightning verwendet, der Kalender-Erweiterung für das E-Mail-Programm Mozilla Thunderbird. Die Anwendungen von Google und Mozilla sind kostenlos.

Sollen neben dem privaten Kalender auch die beruflichen oder geschäftlichen Termine in einer gemeinsamen Ansicht zusammengeführt werden, bekommt man es meist mit Microsoft Exchange zu tun. Diese Gruppen-Software biete insgesamt viele Möglichkeiten, Outlook-Synchronisation böten aber meist nur Smartphones der gehobenen Preisklasse, erklärt Voegele.

Einen Google-Kalender kann man auch in Outlook einbinden - über den Reiter "Datei", dann "Importieren/Exportieren" und "iCalendar- (ICS) oder vCalendar (VCS) importieren". Für die umgekehrte Richtung gibt es das Programm Google Calendar Sync. "Diese Synchronisationslösungen für die beiden Welten haben aber in der Praxis so ihre Tücken, so dass ich davon abrate", sagt der Zeitmanagement-Experte Holger Wöltje aus Bonn. Er empfiehlt, den Google-Kalender in einer eigenen App auf dem Smartphone zu nutzen und den Hauptkalender des mobilen Geräts mit Outlook abzugleichen. Das "funktioniert gut und zuverlässig".

Grundsätzlich ist es möglich, den Kalender auf PC und Handy über ein Kabel abzugleichen. Das ist aber umständlich, weil man selbst ans Anstecken und Abgleichen denken muss. Außerdem kann es zu Problemen kommen, wenn man einen Kalender auf mehr als zwei Geräten pflegen will - etwa wenn man auf einem Gerät Termine gelöscht hat und auf einem anderen neu hinzufügt.

"Alle Sync-Vorgänge sind immer wieder fehleranfällig", sagt der Geschäftsführer der Münchner Software-Firma Entwicklungsschmiede, Holger Frank. Wenn mehr als zwei Geräte miteinander abgeglichen werden sollen, kann die Software für die Synchronisierung nicht immer entscheiden, welche Information gerade aktuell ist. Dann können Termine verdoppelt oder fehlerhaft gelöscht werden. "Die Einrichtung aller Dienste benötigt etwas Fingerspitzengefühl", sagt Frank.

Sehr viel besser funktioniert die Synchronisierung über einen Server, auf den alle Geräte zugreifen können. Eine als "Direct Push" bezeichnete Technik sorgt dafür, dass dies in festen Abständen automatisch geschieht.

"Man kann auch selbst einen Exchange-Server anmieten, das fängt bei etwa zehn Euro im Monat an", erklärt Wöltje. "Eine Alternative ist MobileMe von Apple." Bei diesem ebenfalls kostenpflichtigen Dienst können Exchange-Kalender ebenso wie die iCal-Kalender von Apple synchronisiert und für andere freigegeben werden.

Allerdings sei es manchmal besser, anderen nicht alle Termine freizugeben, sondern nur eine vereinfachte Version des Kalenders, etwa nur mit den belegten Zeiträumen, rät Wöltje. So sei es zum Beispiel für den Ehepartner eher verwirrend, wenn der gemeinsame Kalender zehn Telefonkonferenzen am Tag aufführt. Abhilfe schafft ein zweiter Kalender oder eine Web-Anwendung wie "Tungle.me". Diese Server-Lösung gleicht die Kalenderdaten mit Outlook ab. Andere können so sehen, welche Zeiten noch verfügbar sind.

Da hat auch der gute alte Wandkalender seine Vorteile, wie Zeitmanagement-Experte Wöltje findet: "Wenn sich meine Termine nicht mehr ändern, kann ich den Kalender ausdrucken und in der Küche an die Tür hängen."