Heizkostenabrechnung: Diese Punkte sind wichtig

Wie funktioniert die Heizkostenabrechnung?

Die Abrechnung der Kosten für Wärme und Warmwasser regelt die Heizkostenverordnung (HeizkostenV). Sie ist die rechtliche Grundlage, wenn eine Immobilie über ein zentrales Heiz- beziehungsweise Warmwasserversorgungssystem verfügt und eine Kostenverteilung auf mehrere Mieter oder Eigentümer erfolgt. Dies gilt ebenso im Falle einer Versorgung mit Fernwärme.

Für Vermieter besteht die gesetzliche Verpflichtung, die Heiz- und Warmwasserkosten verbrauchsabhängig zu berechnen. Dies ist zugleich der größte Unterschied zu den kalten Nebenkosten – also beispielsweise den Kosten für die Gartenpflege und den Hauswart, aber auch die Grundsteuer. Um eine den Richtlinien entsprechende Heizkostenabrechnung zu erstellen, müssen sich in allen Wohnungen beziehungsweise an allen Heizkörpern Erfassungssysteme (Wärmemengenzähler und Warmwasserzähler) befinden.

Die Heizkostenverordnung legt fest, dass der Vermieter 50 bis 70 Prozent der Kosten verbrauchsabhängig abrechnen muss, wobei meist der Maximalwert angewandt wird. Wer sich sparsam verhält, kann folglich die Höhe der zu zahlenden Betriebskosten senken. Die restlichen 30 bis 50 Prozent der Heiz- und Warmwasserkosten darf der Hausbesitzer beziehungsweise die Gebäudeverwaltung unabhängig vom Verbrauch der jeweiligen Mietpartei abrechnen. Dazu greift der Vermieter auf einen sogenannten Verteilerschlüssel zurück. Die Umlage kann sowohl nach der Wohn- und Nutzfläche als auch nach dem umbauten Raum der beheizten Zimmer ermittelt werden.

Hinweis: In manchen Fällen besteht nicht die Notwendigkeit, die Heizkosten in Abhängigkeit des Verbrauchs abzurechnen. Dies trifft beispielsweise auf bestimmte Passivhäuser und auf Lehrlings- sowie Studentenwohnheime zu. Eine verbrauchsunabhängige Abrechnung ist ebenfalls möglich, wenn die Installation von Verbrauchsmessgeräten einen unverhältnismäßig hohen Aufwand erfordern würde. Ein weiterer Ausnahmefall sind Häuser, für deren Beheizung größtenteils regenerative Energien (beispielsweise Solarkraft) Verwendung finden.

Welche Informationen muss eine Heizkostenabrechnung enthalten?

Der wichtigste Bestandteil der Abrechnung ist zweifellos die Aufstellung der Heizkosten. Das Dokument muss die verschiedenen Kostenarten prinzipiell einzeln aufführen, sodass Mieter ihren Verbrauch und ihren Anteil am finanziellen Aufwand unmittelbar erfassen und überprüfen können. Zusätzlich ist es erforderlich, dass die Heizkostenabrechnung auch den Verteilerschlüssel enthält, den der Vermieter zur Umlage genutzt hat. Die Abrechnung beinhaltet im Wesentlichen die folgenden Positionen:

• Brennstoffkosten: Ausgaben für Gas, Öl beziehungsweise Fernwärme und gegebenenfalls die Lieferkosten
• Heiznebenkosten: Ausgaben für die Wartung und Reinigung der Anlage, für den Betriebsstrom des Heizungssystems, für die Verbrauchserfassung und Gebühren für die Erstellung der Heizkostenabrechnung, aber auch Schornsteinfegerkosten
• Kostenverteilung: Tatsächlicher Verbrauch und zu zahlende oder zu erstattende Gesamtkosten (aufgeteilt nach Grund- und Verbrauchskosten)

Besonderer Hinweis: Manche Kosten darf der Vermieter nicht umlegen. Dazu gehören sowohl Reparaturkosten als auch Versicherungskosten sowie der Aufwand für die Finanzierung des Heizungssystems (Zinslast).

Darüber hinaus muss eine mustergültige Heizkostenabrechnung einige weitere Informationen enthalten:

• Abrechnungszeitraum (bei Ein- oder Auszug innerhalb des Zeitraums Angabe der tatsächlichen Mietdauer)
• Name des Vermieters oder des abrechnenden Unternehmens
• Adresse des Gebäudes und Angaben zur Wohneinheit
• Höhe der bereits geleisteten Vorauszahlungen
• Abrechnungsergebnis (Guthaben oder Nachzahlung)

Bis wann muss die Heizkostenabrechnung vorliegen?

Die Heizkostenabrechnung bezieht sich für gewöhnlich auf eine Zeitspanne von zwölf Monaten. Dieser Zeitraum stimmt zwar oft mit dem Kalenderjahr überein, jedoch nicht immer. Der Mieter muss das Dokument spätestens ein Jahr nach Ende der Abrechnungsperiode erhalten. Falls der Abrechnungszeitraum beispielsweise am 31. Dezember 2019 endete, besteht für den Vermieter die Verpflichtung, die Heizkostenabrechnung bis zum 31. Dezember 2020 zuzustellen.

Heizkostenabrechnung prüfen: Diese Punkte sind wichtig

Etwa zwei Drittel aller Heizkostenabrechnungen enthalten Fehler. Wenn Sie kontrollieren möchten, ob Ihre Abrechnung korrekt ist, sollten Sie dabei insbesondere auf folgende Dinge achten:

• Vergleichen Sie die Heiz- und Warmwasserkosten mit den Werten aus den Vorjahren. Treten hier deutlich Abweichungen auf, liegt möglicherweise ein Fehler vor.
• Überprüfen Sie, ob Ihr Anteil am Verbrauch in etwa der Relation zwischen der Wohnungsgröße und der Wohnfläche des gesamten Gebäudes entspricht. Fällt der Energieverbrauch überdurchschnittlich hoch aus, kann nicht nur der eigene Verbrauch dafür verantwortlich sein, sondern auch ein Messfehler.
• Kontrollieren Sie, ob die Energiebezugskosten plausibel sind. Teilen Sie dazu die jeweiligen Kosten durch die erhaltene Energiemenge und vergleichen Sie das Ergebnis mit Durchschnittswerten.
• Werfen Sie einen genauen Blick auf die aufgeführten Verbrauchswerte. Um eine Vergleichsmöglichkeit zu haben, empfiehlt es sich, am Ende des Abrechnungszeitraums die Erfassungssysteme abzulesen.
• Rechnen Sie nach, ob der Vermieter die bereits geleisteten Vorauszahlungen korrekt von den Gesamtkosten abgezogen hat.
• Der finanzielle Aufwand für den Betriebsstrom der Anlage sollte fünf Prozent der gesamten Brennstoffkosten nicht überschreiten. Fällt der Anteil höher aus, sollten Sie den Vermieter nach den Ursachen fragen und gegebenenfalls den Wechsel in einen günstigeren Tarif fordern.
• Arbeitet das Heizsystem mit Öl oder Flüssiggas, weist der Tank zum Ende der Heizperiode für gewöhnlich einen Restbestand auf. Falls die Heizkostenabrechnung einen Wert von null Litern angibt, handelt es sich mit hoher Wahrscheinlich um einen Fehler.

Heizkostenabrechnung zu hoch: So wehren Sie sich

Wenn die Heizkosten aufgrund eines Fehlers zu hoch ausfallen, sollten Sie Ihren Vermieter kontaktieren und der Abrechnung widersprechen. Dafür haben Mieter ein Jahr Zeit. Ausschlaggebend ist in diesem Zusammenhang das Datum, an dem die Heizkostenabrechnung bei der Mietpartei eintrifft. Unterstützung können Sie beispielsweise beim lokalen Mieterverein erhalten. Zeigt der Vermieter keine Einsicht, kann es helfen, einen Anwalt einzuschalten.